Generátor e-mailového podpisu zdarma, který vás nenutí vypisovat všechno dvakrát

Co generátor e-mailového podpisu ve skutečnosti vytvoří

Podpis není obrázek ani prostý text – je to malý kus HTML, který si vaše poštovní aplikace uloží a připojí ke každé zprávě. Právě proto nestačí udělat snímek hezky vypadající vizitky a vložit ho: na obrázek se nedá kliknout, nedá se z něj zkopírovat text a klient příjemce ho často blokuje nebo zmenší.

Pořádný generátor vypíše kód postavený tak, jak ho poštovní klienti umějí vykreslit: rozvržení v tabulkách místo moderního CSS, každý styl zapsaný přímo u prvku, obrázky odkazované absolutní webovou adresou místo vkládané dovnitř a u každého obrázku výslovně uvedené rozměry v pixelech. SmartCards přesně tohle vygeneruje z vaší vizitky – fotku jako kulatý avatar, jméno a pozici, telefon, e-mail a web jako funkční odkazy, profily na sociálních sítích a tlačítko, které otevře vaši vizitku, aby si vás příjemce jedním klepnutím uložil.

Vyberete si mezi kompaktním rozvržením a variantou, která navíc nese naskenovatelný QR kód, a zkopírujete si ho. Nic víc se po vás nechce.

Jak podpis přidat v Gmailu, Outlooku a Apple Mailu

V Gmailu na počítači otevřete Nastavení, pak Zobrazit všechna nastavení, zůstaňte na kartě Obecné a sjeďte dolů k položce Podpis. Vytvořte nový podpis, vložte ho a zvolte ho jako výchozí pro nové e-maily i pro odpovědi. Mobilní aplikace Gmailu používá podpis nastavený na počítači pro stejný účet, takže tohle děláte jen jednou.

V Outlooku otevřete Soubor, Možnosti, Pošta a pak Podpisy, vytvořte nový a vložte ho do něj, přičemž ho vyberete pro nové zprávy i pro odpovědi. V Outlooku na webu najdete stejné nastavení pod Nastavení, Pošta, Psaní a odpovídání.

V Apple Mailu na macOS otevřete Mail, Nastavení, Podpisy, vlevo vyberte účet, přidejte podpis a vložte ho – a zkontrolujte, že políčko o použití výchozího písma zpráv (always match my default message font) není zaškrtnuté, jinak Apple Mail vaše formátování odstraní.

Ve všech případech podpis vkládáte, nepřikládáte, a celé to zabere zhruba půl minuty.

Co do profesionálního podpisu patří – a co ne

Nechte v něm jen to, co člověk potřebuje k tomu, aby mohl jednat: jméno, čím se zabýváte, jedno telefonní číslo, jednu e-mailovou adresu a jeden odkaz. Každý řádek navíc snižuje pravděpodobnost, že si někdo přečte kterýkoli z nich.

Vynechte věci, které rychle zestárnou nebo obtěžují: číslo faxu, hradbu ikon sociálních sítí, motivační citát, právní doložku, o kterou nikdo nestál, a především velké logo jako obrázek, které z podpisu udělá těžkou přílohu v každé odpovědi. Dlouhá e-mailová vlákna opakují váš podpis u každé zprávy, takže se váha i nepořádek sčítají.

Jednotlivci pomůže fotka víc než logo – lidé si pamatují tváře a zpráva díky ní působí, že ji psal člověk. Pokud zastupujete firmu, název firmy napsaný textem vedle vaší pozice odvede víc práce než obrázek loga, protože zůstane čitelný i tehdy, když jsou obrázky zablokované, což je v mnoha firemních poštovních klientech výchozí stav.

Proč se podpisy rozbíjejí a co s tím dobrý generátor dělá

Podpisy selhávají způsoby, jaké u webových stránek neznáte, a když víte proč, vysvětlí vám to většinu špatných výsledků z univerzálních generátorů.

Outlook na Windows vykresluje poštu enginem z Wordu, který ignoruje zakulacené rohy, stíny a přechody – kulatý avatar postavený na CSS dorazí jako čtverec. Řešením je zakulacení vypálit rovnou do obrázku, což SmartCards dělá.

Gmail omezuje pole s podpisem zhruba na deset tisíc znaků a při vložení odstraňuje bloky stylů i třídy CSS, takže cokoli není zapsáno přímo u prvku, zmizí. Fotka vložená rovnou jako zakódovaná data ten limit překročí sama o sobě – obrázky musí být hostované a odkazované.

Poslední pastí je tmavý režim: několik klientů obrací barvy, takže průhledné logo s tmavou kresbou může zmizet. Podpisy by proto měly stavět na plných barvách a na textu, který zůstane čitelný tak i tak.

Nad ničím z toho byste přemýšlet neměli. Právě proto generátor stavěný pro poštu porazí export obrázku vizitky.

Vzniká z vaší vizitky, takže žádný druhý formulář

Většina nástrojů na podpisy se ptá na jméno, titul, firmu, telefon, e-mail, web a každý profil na sociální síti – tedy na údaje, které jste už jinde vyplnili. SmartCards bere podpis jako pohled na vaši existující digitální vizitku, ne jako samostatná data.

To má praktický důsledek, který jde dál než ušetřených pět minut. Fotka a QR kód se načítají živě z vaší vizitky, takže když si vyměníte fotku, každý e-mail odeslaný od té chvíle ukazuje novou, aniž byste na cokoli sáhli. Text – jméno, pozice a kontaktní řádky – se do poštovní aplikace zkopíruje ve chvíli, kdy podpis vložíte, takže po jejich úpravě na vizitce si podpis jednou znovu zkopírujete, aby se změny přenesly.

Znamená to také, že se vaše vizitka a váš podpis nikdy nerozejdou a nebudou lidem vyprávět dva různé příběhy, což je obvyklý osud podpisu napsaného ručně před dvěma lety.

Zdarma – a je vidět, co přináší

Generátor podpisu nic nestojí a patří ke každé vizitce, i k té bezplatné. Placené Pro odstraní malý řádek SmartCards dole pro ty, kdo chtějí mít blok celý jen svůj.

Protože je odkaz ve vašem podpisu označený, návštěvy, které přes něj přijdou, se v analytice vizitky zobrazí zvlášť, a ne v jednom pytli se vším ostatním. Záleží na tom víc, než to zní: kliknutí z e-mailu dorazí úplně bez informace o zdroji, nebo s přesměrovačem poštovního poskytovatele, takže bez označení je tenhle provoz neviditelný a nijak byste nepoznali, jestli se podpis vůbec vyplatilo vkládat.

Po pár týdnech je odpověď prostě vidět v číslech – kolik lidí si otevřelo vaši vizitku z e-mailu, který jste stejně posílali, a kolik z nich si vás uložilo do kontaktů.