Kostenloser E-Mail-Signatur Generator, bei dem Sie nichts doppelt eintippen

Was ein E-Mail-Signatur Generator tatsächlich erzeugt

Eine Signatur ist kein Bild und kein reiner Text – sie ist ein kleiner HTML-Block, den Ihr Mailprogramm speichert und an jede Nachricht anhängt. Deshalb können Sie nicht einfach einen Screenshot einer hübsch gestalteten Karte einfügen: Ein Bild lässt sich nicht anklicken, nicht als Text kopieren und wird vom Programm des Empfängers oft blockiert oder herunterskaliert.

Ein guter Generator gibt Markup aus, das so gebaut ist, wie Mailprogramme es darstellen können: Layout in Tabellen statt in modernem CSS, jede Formatierung inline geschrieben, Bilder über eine absolute Webadresse eingebunden statt eingebettet, und feste Angaben zu Breite und Höhe an jedem Bild. Genau das erzeugt SmartCards aus Ihrer Karte – Ihr Foto als runder Avatar, Ihr Name und Ihre Rolle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website als funktionierende Links, Ihre Social-Profile und eine Schaltfläche, die Ihre Karte öffnet, damit der Empfänger Sie mit einem Tippen speichern kann.

Sie wählen zwischen einem kompakten Layout und einem, das zusätzlich einen scanbaren QR-Code trägt, und kopieren das Ergebnis. Mehr wird nicht von Ihnen verlangt.

So fügen Sie Ihre Signatur in Gmail, Outlook und Apple Mail ein

In Gmail am Rechner öffnen Sie Einstellungen, dann Alle Einstellungen anzeigen, bleiben im Tab Allgemein und scrollen zu Signatur. Legen Sie eine neue Signatur an, fügen Sie den Block ein und wählen Sie ihn als Standard für neue E-Mails und für Antworten. Die Gmail-App auf dem Handy übernimmt die Signatur, die Sie am Rechner für dasselbe Konto gesetzt haben – Sie machen das also nur einmal.

In Outlook öffnen Sie Datei, Optionen, E-Mail und dann Signaturen, legen dort eine Signatur an und fügen den Block ein, wieder für neue Nachrichten und für Antworten ausgewählt. In Outlook im Browser steht dieselbe Einstellung unter Einstellungen, E-Mail, Verfassen und antworten.

In Apple Mail unter macOS öffnen Sie Mail, Einstellungen, Signaturen, wählen links das Konto, legen eine Signatur an und fügen ein – und achten Sie darauf, dass die Option, die die Signatur an die Standardschrift für Nachrichten angleicht (im Original: always match my default message font), nicht angehakt ist, sonst entfernt Apple Mail Ihre Formatierung.

In allen Fällen fügen Sie den Block ein, statt etwas anzuhängen, und das Ganze dauert etwa eine halbe Minute.

Was in eine professionelle Signatur gehört – und was nicht

Beschränken Sie sich auf das, was jemand braucht, um zu handeln: Ihr Name, was Sie tun, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse und ein Link. Jede zusätzliche Zeile senkt die Wahrscheinlichkeit, dass überhaupt eine der Zeilen gelesen wird.

Weglassen sollten Sie, was schlecht altert oder nervt: eine Faxnummer, eine Wand aus Social-Icons, ein Motivationszitat, einen rechtlichen Hinweis, nach dem niemand gefragt hat, und vor allem ein umfangreiches Logobild, das Ihre Signatur in jeder Antwort zu einem schweren Anhang macht. Lange E-Mail-Verläufe wiederholen Ihre Signatur in jeder einzelnen Nachricht, Gewicht und Unordnung summieren sich also.

Für eine einzelne Person hilft ein Foto mehr als ein Logo – Gesichter bleiben in Erinnerung, und die Nachricht wirkt von einem Menschen geschrieben. Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, leistet der Firmenname als Text neben Ihrer Rolle mehr als ein Bild des Logos, denn er bleibt lesbar, wenn Bilder blockiert werden – und blockiert sind sie in vielen Firmen-Mailprogrammen von vornherein.

Warum Signaturen kaputtgehen und was ein guter Generator dagegen tut

Signaturen scheitern auf Arten, die es bei Webseiten nicht gibt, und wer die Gründe kennt, versteht die meisten schlechten Ergebnisse gewöhnlicher Generatoren.

Outlook unter Windows stellt Mails mit der Word-Engine dar, und die ignoriert abgerundete Ecken, Schatten und Verläufe – ein runder Avatar, der mit CSS gebaut ist, kommt eckig an. Die Lösung besteht darin, die runde Form direkt in das Bild zu backen, und genau das macht SmartCards.

Gmail begrenzt das Signaturfeld auf rund zehntausend Zeichen und entfernt beim Einfügen Style-Blöcke und CSS-Klassen, sodass alles verschwindet, was nicht inline geschrieben ist. Ein Foto direkt als kodierte Daten einzubetten sprengt dieses Limit schon für sich allein – Bilder müssen gehostet und verlinkt werden.

Der Dunkelmodus ist die letzte Falle: Mehrere Programme kehren Farben um, ein transparentes Logo mit dunkler Schrift kann dabei verschwinden. Signaturen sollten sich deshalb auf deckende Farben und auf Text stützen, der in beiden Varianten lesbar bleibt.

Über all das sollten Sie eigentlich nicht nachdenken müssen. Genau deshalb schlägt ein Generator, der für E-Mail gebaut ist, das exportierte Bild einer Karte.

Aus Ihrer Karte erzeugt, deshalb kein zweites Formular

Die meisten Signatur-Werkzeuge fragen nach Name, Titel, Firma, Telefon, E-Mail, Website und jedem Social-Profil – also nach denselben Angaben, die Sie anderswo längst eingetippt haben. SmartCards behandelt die Signatur als Ansicht Ihrer bestehenden digitalen Visitenkarte, nicht als eigenen Datensatz.

Das hat eine praktische Folge, die über die gesparten fünf Minuten hinausgeht. Ihr Foto und Ihr QR-Code werden live von Ihrer Karte geladen: Wenn Sie das Foto wechseln, zeigt die Signatur in jeder E-Mail, die Sie ab dann verschicken, das neue Bild, ohne dass Sie etwas anfassen. Der Text – Name, Rolle und Kontaktzeilen – wird beim Einfügen in Ihr Mailprogramm kopiert; nachdem Sie ihn auf der Karte geändert haben, kopieren Sie die Signatur also einmal neu, damit die Änderung mitkommt.

Zudem können Ihre Signatur und Ihre Karte nie auseinanderlaufen und zwei verschiedene Geschichten erzählen – das übliche Schicksal einer Signatur, die vor zwei Jahren von Hand geschrieben wurde.

Kostenlos, und Sie sehen, was sie bringt

Der Signatur-Generator kostet nichts und gehört zu jeder Karte, auch zu den kostenlosen. Das kostenpflichtige Pro entfernt die kleine SmartCards-Zeile am unteren Rand, für alle, die den Block ganz für sich haben wollen.

Weil der Link in Ihrer Signatur markiert ist, erscheinen Besuche, die darüber kommen, getrennt in der Statistik Ihrer Karte und gehen nicht im Rest unter. Das ist wichtiger, als es klingt: Ein Klick aus einer E-Mail kommt ganz ohne Referrer-Information an oder mit der Weiterleitung des Mailanbieters – ohne Markierung wäre dieser Verkehr unsichtbar und Sie hätten keine Möglichkeit zu beurteilen, ob sich das Einfügen der Signatur gelohnt hat.

Nach ein paar Wochen steht die Antwort schlicht in den Zahlen – wie viele Menschen Ihre Karte aus einer E-Mail geöffnet haben, die Sie ohnehin geschrieben hätten, und wie viele davon Ihren Kontakt gespeichert haben.