Ilmainen sähköpostin allekirjoitus -generaattori, joka ei pakota kirjoittamaan kaikkea kahteen kertaan

Mitä sähköpostin allekirjoitus -generaattori oikeasti tuottaa

Allekirjoitus ei ole kuva eikä pelkkää tekstiä — se on pieni HTML-lohko, jonka sähköpostiohjelmasi tallentaa ja liittää jokaiseen viestiin. Juuri siksi hyvännäköisestä kortista otettua kuvakaappausta ei voi vain liittää mukaan: kuvaa ei voi klikata, sitä ei voi kopioida tekstinä, ja vastaanottajan ohjelma usein estää sen tai pienentää sen laadun.

Kunnollinen generaattori tuottaa merkkauksen niin kuin sähköpostiohjelmat osaavat sen piirtää: asettelu taulukoilla modernin CSS:n sijaan, jokainen tyyli kirjoitettuna suoraan elementtiin, kuvat viitattuna absoluuttisella verkko-osoitteella upottamisen sijaan ja jokaiselle kuvalle merkityt pikselimitat. SmartCards tuottaa täsmälleen tällaisen kortistasi: kuvasi pyöreänä avatarina, nimesi ja roolisi, puhelinnumerosi, sähköpostisi ja verkkosivusi toimivina linkkeinä, sosiaalisen median profiilisi sekä painikkeen, joka avaa korttisi, jotta vastaanottaja voi tallentaa sinut yhdellä napautuksella.

Valitset tiiviin asettelun ja sellaisen välillä, jossa on lisäksi skannattava QR-koodi, ja kopioit sen. Muuta sinulta ei kysytä.

Näin lisäät allekirjoituksen Gmailiin, Outlookiin ja Apple Mailiin

Avaa Gmailissa tietokoneella Asetukset, sitten Näytä kaikki asetukset, pysy Yleiset-välilehdellä ja vieritä kohtaan Allekirjoitus. Luo uusi allekirjoitus, liitä lohko ja valitse se oletukseksi uusiin viesteihin ja vastauksiin. Gmailin mobiilisovellus käyttää samalle tilille tietokoneella tehtyä allekirjoitusta, joten tämä tehdään vain kerran.

Outlookissa avaa Tiedosto, Asetukset, Sähköposti ja sitten Allekirjoitukset, luo uusi ja liitä lohko sekä valitse se uusiin viesteihin ja vastauksiin. Selaimessa käytettävässä Outlookissa sama asetus on kohdassa Asetukset, Sähköposti, Kirjoittaminen ja vastaaminen.

Apple Mailissa macOS:llä avaa Mail, Asetukset, Allekirjoitukset, valitse tili vasemmalta, lisää allekirjoitus ja liitä lohko — ja varmista, ettei valinta always match my default message font (käytä aina oletusviestifonttia) ole päällä, sillä muuten Apple Mail riisuu muotoilut pois.

Kaikissa tapauksissa lohko liitetään leikepöydältä, ei lisätä liitetiedostona, ja koko homma vie noin puoli minuuttia.

Mitä ammattimaiseen allekirjoitukseen kuuluu — ja mitä ei

Pidä mukana vain se, mitä toinen tarvitsee toimiakseen: nimesi, mitä teet, yksi puhelinnumero, yksi sähköpostiosoite ja yksi linkki. Jokainen ylimääräinen rivi pienentää todennäköisyyttä, että yksikään rivi tulee luetuksi.

Jätä pois asiat, jotka vanhenevat huonosti tai ärsyttävät: faksinumero, rivikaupalla sosiaalisen median kuvakkeita, inspiroiva sitaatti, juridinen vastuuvapauslauseke jota kukaan ei pyytänyt, ja ennen kaikkea suuri logokuva, joka tekee allekirjoituksestasi raskaan liitteen jokaiseen vastaukseen. Pitkissä viestiketjuissa allekirjoitus toistuu joka viestissä, joten paino ja sekavuus kertautuvat.

Yksittäiselle ihmiselle valokuva auttaa enemmän kuin logo — kasvot jäävät mieleen ja viesti tuntuu ihmisen kirjoittamalta. Jos edustat yritystä, yrityksen nimi tekstinä roolisi vieressä tekee enemmän työtä kuin kuva logosta, koska se pysyy luettavana silloinkin kun kuvat on estetty — ja monissa yritysten sähköpostiohjelmissa ne on estetty oletuksena.

Miksi allekirjoitukset hajoavat ja mitä hyvä generaattori tekee asialle

Allekirjoitukset hajoavat tavoilla, joilla verkkosivut eivät hajoa, ja syiden tunteminen selittää suurimman osan niistä huonoista tuloksista, joita yleiskäyttöisistä generaattoreista saa.

Windowsin Outlook piirtää viestit Wordin moottorilla, joka jättää huomiotta pyöristetyt kulmat, varjot ja liukuvärit — CSS:llä tehty pyöreä avatar saapuu perille neliönä. Ratkaisu on leipoa pyöreä muoto itse kuvatiedostoon, ja juuri niin SmartCards tekee.

Gmail rajoittaa allekirjoituskentän noin kymmeneentuhanteen merkkiin ja poistaa liitettäessä tyylilohkot ja CSS-luokat, joten kaikki mitä ei ole kirjoitettu suoraan elementtiin katoaa. Kuvan upottaminen suoraan koodattuna datana ylittää tuon rajan jo yksinään — kuvat täytyy pitää palvelimella ja linkittää.

Tumma tila on viimeinen ansa: useat ohjelmat kääntävät värit nurin, joten läpinäkyvä logo tummalla musteella voi kadota kokonaan. Siksi allekirjoituksen kannattaa nojata umpinaisiin väreihin ja tekstiin, joka pysyy luettavana kummin päin tahansa.

Mitään tästä sinun ei pitäisi joutua miettimään. Juuri siksi sähköpostia varten tehty generaattori voittaa kortista viedyn kuvan.

Muodostetaan kortistasi, joten toista lomaketta ei ole

Useimmat allekirjoitustyökalut kysyvät nimen, tittelin, yrityksen, puhelinnumeron, sähköpostin, verkkosivun ja jokaisen sosiaalisen median profiilin — samat tiedot, jotka olet jo kirjoittanut jonnekin muualle. SmartCards kohtelee allekirjoitusta näkymänä olemassa olevaan digitaaliseen käyntikorttiisi, ei erillisenä datana.

Sillä on käytännön seuraus, joka ulottuu viiden minuutin säästöä pidemmälle. Kuvasi ja QR-koodisi haetaan suoraan kortiltasi, joten kun vaihdat kuvan, jokaisessa sen jälkeen lähettämässäsi viestissä näkyy uusi kuva ilman että kosket mihinkään. Teksti — nimesi, roolisi ja yhteystietorivisi — kopioituu sähköpostiohjelmaasi silloin kun liität lohkon, joten kun olet muokannut niitä kortillasi, kopioi allekirjoitus kerran uudelleen saadaksesi muutokset mukaan.

Se tarkoittaa myös, etteivät allekirjoituksesi ja korttisi voi koskaan ajautua kertomaan kahta eri tarinaa, mikä on tavanomainen kohtalo kaksi vuotta sitten käsin kirjoitetulle allekirjoitukselle.

Ilmainen — ja näet mitä se tuo tullessaan

Allekirjoitusgeneraattori ei maksa mitään ja kuuluu jokaiseen korttiin, myös ilmaisiin. Maksullinen Pro poistaa lohkon alareunasta pienen SmartCards-rivin niille, jotka haluavat lohkon kokonaan omakseen.

Koska allekirjoituksessa oleva linkki on merkitty, sen kautta saapuvat käynnit näkyvät korttisi analytiikassa erikseen eivätkä sekoitu kaikkeen muuhun. Sillä on enemmän merkitystä kuin miltä kuulostaa: sähköpostista tuleva klikkaus saapuu joko täysin ilman tietoa lähteestä tai sähköpostipalvelun uudelleenohjauksen kautta, joten ilman merkintää tämä liikenne olisi näkymätöntä eikä olisi mitään keinoa tietää, kannattiko allekirjoitus liittää.

Muutamassa viikossa vastaus on suoraan luvuissa: kuinka moni avasi korttisi viestistä, jonka olisit lähettänyt joka tapauksessa, ja kuinka moni heistä tallensi yhteystietosi.