Gratis een e-mailhandtekening maken zonder alles twee keer te typen

Wat een generator voor e-mailhandtekeningen eigenlijk oplevert

Een handtekening is geen plaatje en geen platte tekst — het is een klein blok HTML dat je mailprogramma opslaat en onder elk bericht plakt. Daarom kun je niet simpelweg een screenshot van een mooi ogend kaartje plakken: op een afbeelding kun je niet klikken, je kunt hem niet als tekst kopiëren, en hij wordt door het programma van de ontvanger vaak geblokkeerd of verkleind.

Een goede generator levert markup op die gebouwd is zoals mailprogramma's het kunnen weergeven: opmaak in tabellen in plaats van moderne CSS, elke stijl inline geschreven, afbeeldingen via een absoluut webadres in plaats van ingesloten, en expliciete pixelafmetingen bij elke afbeelding. SmartCards genereert precies dat uit je kaartje — je foto als ronde avatar, je naam en functie, je telefoonnummer, e-mailadres en website als werkende links, je socialprofielen, en een knop die je kaartje opent zodat de ontvanger je met één tik kan opslaan.

Je kiest tussen een compacte indeling en een die ook een scanbare QR-code meeneemt, en kopieert hem vervolgens. Meer wordt je niet gevraagd.

Zo voeg je je handtekening toe in Gmail, Outlook en Apple Mail

In Gmail op desktop open je Instellingen, dan Alle instellingen bekijken, blijf je op het tabblad Algemeen en scrol je naar Handtekening. Maak een nieuwe handtekening aan, plak hem en kies hem als standaard voor nieuwe e-mails en antwoorden. De mobiele Gmail-app gebruikt de handtekening die je op desktop voor hetzelfde account hebt ingesteld, dus je doet dit maar één keer.

In Outlook open je Bestand, Opties, E-mail en dan Handtekeningen, maak je er een aan en plak je hem, waarbij je hem kiest voor nieuwe berichten en voor antwoorden. In Outlook op het web staat dezelfde instelling onder Instellingen, E-mail, Opstellen en beantwoorden.

In Apple Mail op macOS open je Mail, Instellingen, Handtekeningen, kies je links het account, voeg je een handtekening toe en plak je — en zorg dat het vinkje uitstaat dat altijd je standaardlettertype voor berichten afdwingt (always match my default message font), want anders gooit Apple Mail je opmaak weg.

In alle gevallen plak je de handtekening in plaats van hem als bijlage toe te voegen, en het geheel kost ongeveer een halve minuut.

Wat er in een professionele handtekening thuishoort — en wat niet

Houd het bij wat iemand nodig heeft om iets te kunnen doen: je naam, wat je doet, één telefoonnummer, één e-mailadres en één link. Elke extra regel verkleint de kans dat welke regel dan ook gelezen wordt.

Laat weg wat slecht veroudert of irriteert: een faxnummer, een muur van social-icoontjes, een inspirerende quote, een juridische disclaimer waar niemand om gevraagd heeft, en vooral een grote logo-afbeelding die je handtekening in elk antwoord in een zware bijlage verandert. Lange mailwisselingen herhalen je handtekening bij elk bericht, dus gewicht en rommel stapelen zich op.

Voor een individu helpt een foto meer dan een logo — mensen onthouden gezichten en het bericht voelt daardoor alsof er een mens achter zit. Vertegenwoordig je een bedrijf, dan doet de bedrijfsnaam in tekst naast je functie meer werk dan een plaatje van het logo, want tekst blijft leesbaar wanneer afbeeldingen geblokkeerd worden, en dat gebeurt standaard in veel zakelijke mailprogramma's.

Waarom handtekeningen stukgaan, en wat een goede generator daaraan doet

Handtekeningen gaan stuk op manieren die webpagina's niet kennen, en als je weet waarom, begrijp je meteen de meeste slechte resultaten die mensen uit algemene generators halen.

Outlook op Windows geeft mail weer met de Word-engine, en die negeert afgeronde hoeken, schaduwen en kleurverlopen — een ronde avatar die met CSS is gemaakt, komt vierkant aan. De oplossing is om de ronde vorm in de afbeelding zelf te bakken, en dat is precies wat SmartCards doet.

Gmail begrenst het handtekeningveld op ongeveer tienduizend tekens en verwijdert style-blokken en CSS-klassen zodra je plakt, dus alles wat niet inline geschreven is, verdwijnt. Een foto rechtstreeks als gecodeerde data insluiten gaat in zijn eentje al over die limiet heen — afbeeldingen moeten gehost en gelinkt worden.

Donkere modus is de laatste valkuil: verschillende programma's keren kleuren om, waardoor een transparant logo met donkere inkt kan verdwijnen. Handtekeningen kunnen daarom beter leunen op volle kleuren en op tekst die hoe dan ook leesbaar blijft.

Over niets hiervan zou jij hoeven nadenken. Het is precies de reden dat een generator die voor e-mail gebouwd is, het wint van het exporteren van een plaatje van een kaartje.

Opgebouwd uit je kaartje, dus geen tweede formulier

De meeste handtekeningtools vragen om je naam, titel, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres, website en elk socialprofiel — dezelfde gegevens die je ergens anders al hebt ingetypt. SmartCards behandelt de handtekening als een weergave van je bestaande digitale visitekaartje, niet als losse gegevens.

Dat heeft een praktisch gevolg dat verder gaat dan vijf minuten tijdwinst. Je foto en QR-code worden live vanaf je kaartje geladen, dus als je je foto wijzigt, toont de handtekening in elke mail die je vanaf dat moment verstuurt de nieuwe, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. De tekst — je naam, functie en contactregels — wordt bij het plakken in je mailprogramma overgenomen, dus nadat je die op je kaartje hebt aangepast, kopieer je de handtekening één keer opnieuw om ze mee te nemen.

Het betekent ook dat je handtekening en je kaartje nooit uit elkaar kunnen lopen en mensen twee verschillende verhalen kunnen vertellen, wat meestal het lot is van een handtekening die twee jaar geleden met de hand in elkaar is gezet.

Gratis, en je ziet wat het je oplevert

De handtekeninggenerator kost niets en hoort bij elk kaartje, ook bij gratis kaartjes. Betaalde Pro haalt de kleine SmartCards-regel onderaan weg, voor wie het blok helemaal van zichzelf wil.

Doordat de link in je handtekening getagd is, verschijnen bezoeken die daarvandaan binnenkomen apart in de statistieken van je kaartje in plaats van op één hoop met al het andere. Dat weegt zwaarder dan het klinkt: een klik vanuit een e-mail komt binnen zonder enige verwijzende informatie, of met de doorstuurlink van de mailprovider, dus zonder tagging is dat verkeer onzichtbaar en zou je nooit kunnen zeggen of de handtekening het plakken waard was.

Na een paar weken staat het antwoord gewoon in de cijfers — hoeveel mensen je kaartje hebben geopend vanuit een mail die je toch al verstuurde, en hoeveel van hen je contactgegevens hebben opgeslagen.