Gratis signaturgenerator för e-post – du slipper skriva allt två gånger

Vad en signaturgenerator för e-post egentligen skapar

En signatur är varken en bild eller ren text – den är ett litet block HTML som ditt e-postprogram sparar och lägger till i varje meddelande. Det är därför du inte bara kan ta en skärmbild av ett snyggt kort och klistra in den: en bild går inte att klicka på, går inte att kopiera som text och blockeras eller skalas ofta ner av mottagarens e-postklient.

En riktig generator skapar kod byggd så som e-postklienter klarar av att rendera den: layout i tabeller i stället för modern CSS, varje stil skriven inline, bilder som hänvisas till med absolut webbadress i stället för att bäddas in, och uttalade pixelmått på varje bild. SmartCards genererar exakt det från ditt kort – din bild som en rund avatar, ditt namn och din roll, din telefon, din e-post och din webbplats som fungerande länkar, dina sociala profiler och en knapp som öppnar ditt kort så att mottagaren kan spara dig med ett tryck.

Du väljer mellan en kompakt layout och en som dessutom bär en skannbar QR-kod, och kopierar den sedan. Mer än så begärs inte av dig.

Så lägger du in signaturen i Gmail, Outlook och Apple Mail

I Gmail på datorn öppnar du Inställningar, sedan Visa alla inställningar, stannar kvar på fliken Allmänt och rullar ner till Signatur. Skapa en ny signatur, klistra in och välj den som standard för nya e-postmeddelanden och för svar. Gmails mobilapp använder den signatur du ställt in på datorn för samma konto, så du gör det här bara en gång.

I Outlook öppnar du Arkiv, Alternativ, E-post och sedan Signaturer, skapar en signatur och klistrar in den, och väljer den för nya meddelanden och för svar. I Outlook på webben ligger samma inställning under Inställningar, E-post, Skriv och svara.

I Apple Mail på macOS öppnar du Mail, Inställningar, Signaturer, väljer kontot i listan till vänster, lägger till en signatur och klistrar in – och se till att kryssrutan för att alltid använda ditt standardteckensnitt för brev (Always match my default message font) inte är ikryssad, annars tar Apple Mail bort din formatering.

I samtliga fall klistrar du in i stället för att bifoga, och det hela tar ungefär en halv minut.

Vad som hör hemma i en professionell signatur – och vad som inte gör det

Håll dig till det som någon behöver för att kunna agera: ditt namn, vad du gör, ett telefonnummer, en e-postadress och en länk. Varje extra rad sänker chansen att någon enskild rad över huvud taget blir läst.

Utelämna det som åldras illa eller irriterar: ett faxnummer, en mur av sociala ikoner, ett inspirerande citat, en juridisk disclaimer som ingen har bett om, och framför allt en stor logotypbild som gör din signatur till en tung bilaga i varje svar. Långa e-posttrådar upprepar din signatur i varje meddelande, så vikt och röra växer med varje vända.

Ett foto hjälper mer än en logotyp för en enskild person – folk minns ansikten, och meddelandet känns skrivet av en människa. Om du representerar ett företag gör företagsnamnet i text bredvid din roll mer nytta än en bild på logotypen, eftersom det förblir läsbart när bilder blockeras, vilket de är som standard i många e-postklienter på företag.

Varför signaturer går sönder, och vad en bra generator gör åt det

Signaturer går sönder på sätt som webbsidor inte gör, och att veta varför förklarar de flesta av de dåliga resultat folk får ur generiska generatorer.

Outlook på Windows renderar e-post med Words motor, som ignorerar rundade hörn, skuggor och gradienter – en cirkulär avatar byggd med CSS kommer fram som en fyrkant. Lösningen är att baka in den runda formen i själva bilden, vilket är precis det SmartCards gör.

Gmail begränsar signaturfältet till ungefär tiotusen tecken och tar bort style-block och CSS-klasser när du klistrar in, så allt som inte är skrivet inline försvinner. Att bädda in ett foto direkt som kodad data spränger den gränsen på egen hand – bilder måste ligga på en server och länkas.

Mörkt läge är den sista fällan: flera klienter inverterar färger, så en transparent logotyp med mörk text kan försvinna helt. Signaturer bör därför luta sig mot solida färger och text som förblir läsbar åt båda hållen.

Inget av det här är något du ska behöva tänka på. Det är skälet till att en generator byggd för e-post slår att exportera en bild av ett visitkort.

Byggd från ditt kort, så det finns inget andra formulär

De flesta signaturverktyg frågar efter ditt namn, din titel, ditt företag, telefon, e-post, webbplats och varenda social profil – samma uppgifter som du redan har skrivit in någon annanstans. SmartCards behandlar signaturen som en vy av ditt befintliga digitala visitkort, inte som separata data.

Det får en praktisk konsekvens utöver att du sparar fem minuter. Din bild och din QR-kod hämtas direkt från kortet, så när du byter bild visar signaturen i varje e-post du skickar därefter den nya utan att du rör någonting. Texten – ditt namn, din roll och kontaktraderna – kopieras in i ditt e-postprogram när du klistrar in, så efter att du ändrat dem på kortet kopierar du signaturen en gång till för att få över dem.

Det betyder också att din signatur och ditt kort aldrig kan glida isär och berätta två olika historier för folk, vilket annars är det vanliga ödet för en signatur som skrevs för hand för två år sedan.

Gratis, och du ser vad den ger

Signaturgeneratorn kostar ingenting och ingår i varje kort, även gratiskorten. Betald Pro tar bort den lilla SmartCards-raden längst ner, för den som vill att blocket ska vara helt sitt eget.

Eftersom länken i din signatur är taggad dyker besök som kommer via den upp separat i kortets statistik i stället för att klumpas ihop med allt annat. Det spelar större roll än det låter: ett klick från ett e-postmeddelande kommer in helt utan referrer-information, eller med e-postleverantörens omdirigerare, så utan taggning är den trafiken osynlig och du skulle inte ha något sätt att avgöra om signaturen var värd att klistra in.

Efter några veckor finns svaret helt enkelt där i siffrorna – hur många som öppnade ditt kort från e-post du ändå skulle ha skickat, och hur många av dem som sparade din kontakt.